- Offentlig upphandling
Offentlig upphandling
Detta innebär att upphandling och inköp styrs av regler och rättspraxis. Här följer en kort genomgång av de viktigaste reglerna för offentlig upphandling.
- Icke-diskriminering - det är förbjudet att direkt eller indirekt diskriminera leverantörer främst på grund av nationalitet.
- Likabehandling - alla leverantörer ska behandlas lika och ges lika förutsättningar. Alla måste exempelvis få samma information vid samma tillfälle.
- Ömsesidigt erkännande - intyg och certifikat som har utfärdats av en medlemsstats behöriga myndigheter ska gälla också i övriga EU/EES-länder.
- Proportionalitetsprincipen - kraven på leverantören och kraven i kravspecifikationen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som upphandlas.
- Transparens - skyldigheten för den upphandlande myndigheten att skapa öppenhet, att lämna information om upphandlingen och det praktiska tillvägagångssättet vid denna. Förfrågningsunderlaget måste vara klart och tydligt och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas.
Tröskelvärden och lagstiftning
Upphandlingsformer
Annonsering
Förfrågningsunderlag
Skall-krav och bör-krav
Genomförande av upphandling
Avtal
Sekretess
Tröskelvärden och lagstiftning
Offentlig upphandling styrs av två lagstiftningar - en nationell och en EU-lagstiftning (LOU omfattar båda i olika kapitel). Sen finns också en helt separat lag (LUF) som gäller upphandlingar inom försörjningssektorn t ex upphandlingar av energi, transporter, posttjänster, mm.
Vilka regler som gäller för en upphandling styrs av värdet/volymen på upphandlingen. När man når ett visst tröskelvärde omfattas upphandlingen av EU-lagstiftningen annars omfattas den av den nationella lagstiftningen. Undantaget är vissa, nationellt knutna och lagstyrda, tjänster såsom tex sjukvård, restauranger, mm.
Tröskelvärden är olika om det handlar om vara, tjänst eller entreprenad.
Se www.konkurrensverket.se
för aktuella tröskelvärden.
Upphandlingsformer
En upphandlande myndighet har möjlighet att välja mellan olika former av upphandling, dvs hur genomförandet av upphandlingen ska gå till. Det finns olika former beroende på om det är under eller över tröskelvärdena.
De vanligaste är förenklad upphandling (under tröskelvärdet) och öppen upphandling (över tröskelvärdet). En förenklad upphandling betyder att alla leverantörer som vill får lämna anbud och att det finns en möjlighet till förhandling innan beslut tas om antaget anbud. Det vanligaste är dock att man inte förhandlar, vilket innebär att anbuden ska innehålla bästa erbjudandet vid inlämnande för att ha möjlighet att vinna upphandlingen.
En annan form av upphandling under tröskelvärdet är urvalsupphandling då leverantörerna först måste kvalificera sig för att få lämna anbud. Detta är vanligt om man tror att man kommer att få många anbud och då kan upphandlande enhet begränsa antalet anbud.
Det finns också en enklare form av upphandling, direktupphandling, som myndigheter får använda sig av i särskilda fall; när värdet är lågt (lagstadgat värde om 287 000 kr 15 juli 2010) och myndigheten som helhet inte upphandlar detta ofta (så att alla inköp tillsammans under ca 4 år inte uppgår till över gränsbeloppet) samt om synnerliga skäl finns (akuta kriser, olyckor, mm). Direktupphandling ska följa de grundläggande principerna men i övrigt finns inga regler inom LOU för detta.
Annonsering
Alla upphandlingar ska annonseras offentligt för att uppfylla transparensprincipen. Det räcker om en myndighet använder sig av en offentlig annonsdatabas som tex Visma Opic
som också Strömsunds kommun använder. Ofta lägger man också ut pågående upphandlingar på sin egen hemsida och kanske också publicerar dem i lokal tidningsmedia. Förfrågningsunderlag
För att anbudsgivaren ska kunna veta hur den ska lägga ett anbud som är konkurrenskraftigt så måste den få ett underlag från den upphandlande myndigheten, ett så kallat förfrågningsunderlag. I förfrågningsunderlaget anger den upphandlande myndigheten alla krav och villkor som gäller för upphandlingen, för anbudsgivaren och för produkten som man önskar upphandla. Följande poster finns nästan alltid med i ett förfrågningsunderlag:
Syfte och omfattning - varför och vad man upphandlar
Anbudets utformning/formalia - hur man gör för att lägga ett anbud
Krav på anbudsgivaren - ekonomiska och lagenliga krav
Krav på tjänsten - hänvisning till kravspecifikation eller anbudsformulär
Utvärderingskriterier och utvärderingsmodell - för hur anbuden kommer att bedömas så att anbudsgivaren vet detta i förväg och kan anpassa sitt anbud efter det
Kommersiella villkor/avtalsbestämmelser - reglerar förhållningssätt, hävning, tvist, uppföljning m.m
Skall-krav och bör-krav
Obligatoriska krav (Skall-krav) |
såna krav som måste uppfyllas för att anbudet ska gå vidare i processen. |
|---|---|
Bör-krav |
såna krav som kan vara uppfylld mer eller mindre men där anbudet får högre poäng ju högre uppfyllnadsgrad man erbjuder via anbudet. |
Krav på anbudsgivaren - att den inte är skuldsatt, att den har ekonomisk förmåga för uppdraget, att den fullföljt sina åliggande avseende skatt och sociala avgifter, att företrädaren inte är dömd för brottslig handling, mm, mm.
Krav på produkten - vilka kvalitetskrav eller genomförandekrav (vid tjänster) som gäller för produkten.
Utvärderingskriterier - här är krav som kan uppfyllas mer eller mindre och som anbudet får poäng för på olika sätt beroende på vilken utvärderingsmodell som valts.
Krav får inte vara oproportionerliga (t. ex ställa hårdare krav än vad som är skäligt), konkurrensbegränsande (t ex kräva geografiskt läge eller ett visst märke) eller otydliga så att anbudsgivaren inte förstår vad som eftersöks (bryter mot transparensprincipen).
Genomförande av upphandling
Det finns en viss tågordning när det gäller upphandlingar och även om den kan skilja en aning mellan olika former av upphandling så gäller följande generellt:
1. Inventering av behov och upprättande av förfrågningsunderlag
2. Annonsering
3. Mottagande av anbud och säker förvaring av dessa till att sista anbudsdag har passerat.
4. Anbudsöppning av två tjänstemän och ifyllande av diarium.
5. Kontroll av om anbuden inkommit i tid. När det gäller begreppet "i tid" så är det kl 24:00 angivet datum som gäller.
6. Kontroll om formkraven för anbudet är uppfyllda.
7. Kvalificeringsfasen. Bara det som klarat denna fas får gå vidare.
8. Utvärdering enligt de kriterier och den modell som man valt att använda.
9. Tilldelningsbeslut till alla anbudsgivaren om vem som blir tilldelad kontraktet, dvs vem som vann upphandlingen, och varför.
10. Undertecknande av kontrakt efter att 10 (ibland 15) dagar gått, s k avtalsspärr, vilket är fristen för att överklaga tilldelningsbeslutet till Förvaltningsrätten.
Tilldelningsbeslut och överprövning
När anbuden är utvärderade och bästa anbudet är antaget så skickas ett så kallat tilldelningsbeslut ut till alla anbudsgivarna. I tilldelningsbeslutet står vem som fick avtalet och varför det blev så och inte något annat anbud. Utvärderingsprotokoll skickas oftast med så att alla anbudsgivare kan se hur de blev bedömda.
Om någon anbudsgivare som inte vann upphandlingen anser att de inte blivit rättvist bedömd, att antingen förfrågningsunderlaget eller utvärderingen brustit när det gäller de grundläggande priniciperna och vad LOU säger, så kan den anbudsgivaren begära överprövning av upphandlingen. Överprövning begärs hos Förvaltningsrätten och görs inom 10 (15) dagar från det att tilldelningsbeslutet skickats ut.
Länsrätten kan ta ett interimistiskt beslut att upphandlingen inte får avslutas , d v s man får inte teckna kontrakt, innan anbudsgivaren och upphandlande myndighet har yttrat sig i ärendet och Förvaltningsrätten har tagit ett beslut. Förvaltningsrätten kan också beslut att upphandlingen, eller delar av den, ska göras om. Det är gratis att ansöka om överprövning.
Avtal
När man skickat ut tilldelningsbeslutet och ingen ansökan om överprövning kommit in till Förvaltningsrätten inom 10 dagar, eller att Förvaltningsrätten inte beslutat att upphandlingen inte får avslutas eller att den ska göras om, så får upphandlande myndighet teckna avtal med anbudsgivaren som vann upphandlingen.
Det finns olika typer av avtal, det kan vara ett engångsinköp, t ex utvärdering av ett projekt, men det kan också vara ett ramavtal, d v s ett avtal som reglerar alla villkor för alla inköp under en längre tid, oftast 2-3 år med möjlighet till förlängning. Att teckna ramavtal är ofta en bra affär för den upphandlande myndigheten, då man fastställer priser och övriga villkor för lång tid framöver och inte behöver göra detta på nytt inför varje inköp.
Sekretess
Offentlig upphandling omfattas av strikta sekretessregler. Innan en upphandling annonseras, medan myndigheten arbetar med framtagande av förfrågningsunderlaget, så är det egentligen ingen strikt sekretess men potentiella anbudsgivare bör inte få kännedom om eller delta i processen i det här läget då de kan nyttja det som en konkurrensfördel när de sedan lägger ett anbud.
När anbuden kommer in till myndigheten gäller absolut sekretess, d v s handlingarna ska inte öppnas och ska förvaras inlåsta. När anbuden öppnas vid angiven tidpunkt, gäller fortfarande absolut sekretess men de tjänstemän och politiker som ska vara med och utvärdera anbuden ska få ta del av dem. Det är så pass sträng sekretess i det här läget att man inte ens får säga hur många anbud som inkommit.
När anbuden är utvärderade och tilldelningsbeslutet skickats ut är anbuden offentlig handling, d v s vem som helst kan ta del av dem, utvärderingen, tilldelningsbeslutet och eventuellt andra dokument. Vill inte anbudsgivaren att delar av dennes anbud ska vara offentligt så måste den ange skäl till detta.
